Por: Guilherme Mauri de Oliveira

Chegou aquela época do ano novamente, quando fazemos resoluções para o ano novo. E uma das resoluções mais populares que a maioria de nós considera é a busca por uma maior produtividade, seja na vida pessoal ou na profissional. Ver seus filhos crescerem… entregar as tarefas no prazo no trabalho, ter tempo para fazer aquele curso que estava querendo, aquela viagem… enfim, fazer mais em menos tempo, tendo mais tempo para aproveitar as coisas boas da vida, as coisas que realmente importam! Mas como podemos transformar essa intenção em realidade? A resposta pode estar em um lugar inesperado: estender o nosso cérebro.

Você já pensou em utilizar ferramentas modernas para ampliar a capacidade da sua mente? Hoje, temos acesso a uma variedade de aplicativos, agendas eletrônicas e assistentes virtuais que podem agir como um segundo cérebro. Chamo isso de segundo cérebro, pois você estará retirando coisas que comumente ficariam gravadas no eu cérebro e colocando nesse “outro lugar”, nesse “sistema”, que falaremos abaixo. Hoje, de alguma maneira já somos um modelo embrionário de cyborg, tendo em nosso celular uma extensão do nosso corpo e da nossa mente. Ou alguém aqui ainda sabe os números de telefones das pessoas de cabeça? Então… Vamos explorar como utilizar esses recursos de uma maneira simples, tornando sua vida mais organizada e eficiente, e te sobrar tempo até pra, sei la, aprender a tocar violão!

Uma das melhores maneiras de aumentar a produtividade é ter um sistema sólido de organização. Algumas pessoas preferem usar agendas de papel, enquanto outras confiam em agendas eletrônicas. Independente da sua preferência, o importante é anotar todas as suas tarefas e compromissos. Ao fazer isso, você tira essas informações do seu cérebro, liberando espaço para pensamentos mais criativos e importantes. Porém, quando falamos “sólido”, tem que ser sólido mesmo. Seu subconsciente somente irá confiar no seu sistema, se ele funcionar de verdade e não te deixar na mão consistentemente. Quando o seu cérebro confiar que o seu sistema funciona, ele mesmo irá liberar o “espaço” e essas “tarefas” para o seu segundo cérebro. Como por exemplo já aconteceu com os números de telefones. Seu cérebro já não vê mais necessidade de guarda-los, pois confia no sistema que grava esses números e te retorna sempre que necessário: a agenda do seu telefone.

No meu caso, eu uso a agenda eletrônico do Outlook, mas pode ser da Google agenda, da Alexa (Amazon) ou do seu celular (agenda do Mac por exemplo). Todos os meus compromissos tem que estar nessa agenda. Aqui eu anoto aulas recorrentes, reuniões, almoços, viagens, festas… Enfim, qualquer evento que eu tenha horário para estar ou iniciar, sejam eles físicos ou virtuais.

Além dos seus compromissos, existem também os projetos que estão em andamento (ou que você quer iniciar) na sua vida. Gerenciar projetos pode ser uma tarefa desafiadora. Aqui é onde ferramentas de gerenciamento de projetos entram em cena. Use aplicativos eletrônicos ou programas de Kanban para visualizar o progresso dos seus projetos, atribuir tarefas e definir prazos e lembretes eletrônicos. Dessa forma, você mantém o controle e pode ver o que precisa ser feito a qualquer momento. Menos estresse, mais eficiência!

Eu utilizo o programa “lembretes” do Iphone e tenho ele no meu laptop também. Existem vários programas para esse fim, como Evernote, Notion, Trello, etc. Aqui, coloco todos os projetos pessoais e profissionais que quero (ou tenho que) realizar, como lançar um novo produto, testar algum novo produto, iniciar um novo projeto na sua empresa, ou mesmo aprender a tocar violão. Esses são projetos que tem uma certa duração (que pode ser curta, média ou longa), mas não são compromissos com hora marcada. Prefiro visualizar esses projetos em Kanban, mas faça como preferir. Classifico cada um de acordo com a fase que estão: Apenas uma idéia, Iniciando, Em andamento, Em finalização e Finalizados, são exemplos do nomes de cada etapa que vocês podem criar e controlar seus projetos. E eles mudam de etapa de acordo com cada acontecimento. Aqui, coloco prazos para microtarefas e para o projeto como um todo e anoto o que está rolando em cada um. As datas geram lembretes que me avisam no telefone e no laptop que tenho que terminar aquela fase daquele projeto.

E a terceira ferramenta que utilizo, são os assistentes virtuais. Siri, Alexa e outros assistentes virtuais podem se tornar seus melhores amigos. Eles são perfeitos para criar lembretes, definir alarmes e manter você na linha. Use-os para lembrar de tarefas diárias, como ir à academia ou pegar as roupas na lavanderia. Sua mente agradecerá por não ter que se preocupar com os detalhes.

Aqui, crio lembretes para tudo, desde coisas mais simples como buscar a roupa na lavanderia na sexta feira, como ligar para tal pessoa amanhã as 10hs, sobrar a finalização de um projeto no trabalho no dia tal, comprar tal coisa, aniversários importantes (e lembrete algumas semanas antes, para comprar presentes…)… até criar minha lista de compras no supermercado. Uso a Siri no celular (e ela cria lembretes no mesmo app “lembretes” da Apple) e a Alexa em casa (essa, basicamente para lista de compras).

Então, como podemos tornar 2024 o nosso ano mais produtivo? A resposta é simples: estendendo o nosso cérebro. Utilize todas essas ferramentas modernas para eliminar as preocupações do dia a dia e criar espaço para novas ideias, projetos e aventuras. Com um sistema organizado, você ganha mais controle sobre o seu tempo e libera o potencial para realizar coisas incríveis.

Lembre-se, o objetivo é simplificar a vida, não complicá-la ainda mais. Escolha as ferramentas que funcionam melhor para você e faça com que o seu “segundo cérebro” seja uma extensão natural do seu pensamento. Com um pouco de prática, você estará no caminho certo para uma vida mais produtiva e menos estressante. Eu utilizo duas ou três ferramentas, mas existem ferramentas que sozinhas conseguem fazer tudo isso, como o Evernote… Então, copiem o que faço ou criem a sua rotina escolhendo suas ferramentas, mas teste por um tempo e veja se o seu cérebro não ficará mais “livre” para outras coisas.

Agora, é hora de fazer suas resoluções de Ano Novo e, quem sabe, transformar 2024 no ano da sua maior realização!