Confira detalhes, aprenda acerca da importância e veja como aprimorar constantemente as suas atividades na gestão de condomínio.

Você está em busca de formas para aprimorar a sua gestão de condomínio? Bom, esse trabalho é um pouco complexo, afinal, exige atenção e cuidado quando o assunto é coordenar as várias áreas de competência.

O bom funcionamento de um condomínio requer comprometimento com a qualidade. Ou seja, o gestor responsável precisa entender as demandas de cada setor e garantir a eficácia de cada atividade.

Mas calma! A seguir, você conhecerá tudo de mais importante para aprimorar seus conhecimentos e verá aplicá-los da melhor forma a fim de cuidar da qualidade da sua gestão de condomínio. Confira!

No que consiste a gestão de condomínio?

Antes de nos aprofundarmos em como agregar mais qualidade à sua gestão de condomínio, primeiro vamos definir exatamente o que é esse conceito.

O termo diz respeito à administração de um condomínio, o que engloba desde o aspecto financeiro até as relações com os condôminos.

Ou seja, é um trabalho bastante completo que envolve:

• Gerenciar as finanças;
• Cuidar da folha de pagamento de funcionários;
• Realizar assembleias;
• Lidar com conflitos, entre várias outras demandas.

Logo, é pelo fato de existirem tantas responsabilidades importantes, que você precisa conhecer sobre o assunto e dominar situações inesperadas, ou todas essas áreas tendem a sofrer.

Como elas são fundamentais para o bom funcionamento de todos os aspectos do condomínio, você precisa ter cuidado ao administrar cada uma delas. Veja como!

Como é uma boa gestão de condomínio?

Uma gestão de condomínio de qualidade entende as necessidades de todos e implementa os esforços necessários para que cada setor se desenvolva corretamente.

Na posição de liderança, o gestor precisa monitorar a atuação de cada funcionário visando sempre o conjunto. Ou seja, significa:

• Manter as finanças sob controle;
• Atender necessidades de reformas e reparos;
• Garantir que as áreas comuns estejam operando corretamente, entre várias outras questões.

Problemas em quaisquer dessas áreas podem prejudicar o bom andamento do condomínio além de sair caro para a gestão.

É por isso que você deve optar pelas boas práticas do setor, que buscam antecipar as crises e, se porventura elas surgirem, saber como administrá-las.

Como aprimorar a gestão de condomínio?

Agora que você acompanhou o que é uma gestão de condomínio de qualidade, resta saber como aplicá-la no seu dia a dia.

Ou seja, é preciso mirar nas boas práticas desse tipo de trabalho para que você consiga se prevenir contra problemas e saber como agir diante deles.

Confira a seguir 7 passos fundamentais para melhorar a sua gestão de condomínio.

1. Defina quais são as suas prioridades

Antes de começar as suas iniciativas na gestão de condomínio, você precisa definir exatamente o que é prioridade. Ou seja, estabeleça qual ponto é mais importante e se dedique a resolvê-lo.

Por exemplo, se as finanças estão fora de controle, então elas precisam ser prioridade. Senão, esse problema pode prejudicar as suas futuras decisões. No entanto, tome cuidado para não enxergar tudo como prioridade. Mantenha o foco e o comprometimento com a melhora das suas condições.

2. Terceirize os serviços necessários

A terceirização é uma ferramenta bastante útil para dinamizar a sua gestão de condomínio. Por exemplo, caso você precise de muitos serviços de manutenção, vale a pena buscar a ajuda de uma empresa externa.

Avalie quais são as principais necessidades do seu condomínio e considere as alternativas para a terceirização. O objetivo deve ser o de corrigir problemas primeiro e, depois, aprimorar o que já funciona bem.

3. Faça uma auditoria administrativa

Para que você possa melhorar a sua gestão de condomínio, é preciso passar um “pente-fino” na sua administração com o objetivo de encontrar possíveis problemas e solucioná-los.

Afinal, nem sempre eles ficam claros, o que pode trazer consequências bastante prejudiciais para todas as suas outras iniciativas.

Uma ótima forma de fazer isso é por meio de uma auditoria. Ou seja, levante todos os seus documentos, relatórios e registros para fazer comparações e projeções.

A partir desse material, você deve enxergar se os seus setores estão funcionando bem ou se estão precisando de correção.

4. Aprimore a comunicação condominial

Parte da gestão de condomínio envolve a preocupação em se comunicar bem com seus condôminos. Afinal, essas pessoas precisam estar a par de tudo o que está acontecendo no lugar onde vivem.

Talvez o item principal seja o destino que os pagamentos mensais tomam. Dúvidas como onde são aplicados, quais melhorias são feitas no condomínio, são comuns e precisam ser esclarecidas.

Isso vai além de usar comunicação impressa nos elevadores. Considere ter um canal de interação fixo, como assembleias ou um grupo via WhatsApp ou Telegram. Aliás, é importante que seus condôminos tenham a oportunidade de opinar.

5. Trabalhe com uma assessoria contábil

O trabalho de contabilidade é bastante complexo e qualquer deslize pode comprometer o bom funcionamento do seu condomínio. Portanto, é importante que você busque ajuda de uma assessoria contábil para evitar crises.

Além disso, a ajuda de contadores profissionais também permitirá que você desenvolva melhor as suas iniciativas. Por exemplo, eles podem detectar oportunidades para economizar no orçamento e, assim, ter mais recursos para desenvolver outros projetos.

No entanto, faça uma seleção cuidadosa dos candidatos. Afinal, é preciso contar com profissionais de alta qualidade para ter um serviço que agregue qualidade ao seu condomínio.

6. Treine e capacite a sua equipe continuamente

Um gestor de condomínio não é nada sem o seu time. No entanto, essa equipe precisa estar em constante aprimoramento para que a gestão como um todo tenha qualidade.

No entanto, é fundamental ter o hábito de implementar treinamentos e cursos para que os prestadores de serviço possam aprender mais.

Portanto, comece definindo quais são as principais lacunas de conhecimentos das suas equipes e lembre-se de que é muito mais vantajoso aprimorar bons profissionais que você já tem do que contratar gente nova.

7. Encontre oportunidades para otimizar processos

Por fim, nunca deixe de procurar maneiras de otimizar as suas atividades do dia a dia. Afinal, determinadas tarefas podem tomar tempo demais sem necessidade, comprometendo a sua capacidade de agregar mais qualidade às suas prioridades.

A tecnologia é uma poderosa aliada nesse sentido. Por exemplo, existem softwares de gestão dedicados a otimizar vários aspectos da sua rotina de trabalho.

Aliás, a ideia é ter cada vez menos trabalho com tarefas repetitivas e mecânicas para poder focar mais nas atividades que exigem sua atenção exclusiva.

Uma boa gestão de condomínio requer comprometimento constante, mas não precisa ser algo trabalhoso e nem cansativo. Ao invés disso, basta desenvolver algumas iniciativas certeiras para garantir que o seu trabalho tenha qualidade em todas as suas frentes.

Aproveite as dicas desse artigo para começar a aprimorar a sua gestão de condomínio. Quer continuar por dentro do assunto e verificar mais formas de aprimorar o seu condomínio?

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